Hızla gelişen dijital çağda, şirketler elektronik sistemleri işletme süreçlerinde daha sık kullanmaya başladı. Daha verimli, istikrarlı, şeffaf ve güvenilir bir tedarik zinciri için satın alma sürecinin dijitalleşmesi de bir gereklilik halini alıyor.
Şirketler elektronik satın almaya geçerek maliyetlerini düşürebiliyor, gider takibini, harcamalar üzerindeki kontrollerini ve verimliliğini artırabiliyor. Satın alma yöneticileri ise, şirketlerin başarısında öncekinden daha da önemli bir rol oynamaya başlıyor.
Peki elektronik satın almada talep oluştururken ve fiyat teklifi toplarken nelere dikkat edilmeli?
Satın almada istenilen verimin alınamaması genelde taleplerin karmaşık ve özensiz olmasından kaynaklanır. Oysa teklif talebinde amaçlar net bir şekilde belirlendiği takdirde tedarikçilerin ihtiyaçları anlaması da kolaylaşacaktır. Dolayısıyla, tamamen elektronik ortamda yürüyecek süreçte talep oluşturmadan önce ilk yapılması gereken ihtiyaçların belirlenmesi, hedeflerin netleştirilmesi ve bu doğrultuda alınacak mal ve hizmete dair özelliklerin teknik olarak tarif edilmesidir.
Satın alma sürecinde en sık yapılan hatalardan biri tedarikçileri dar bir zaman dilimine sıkıştırmakla başlıyor. En iyi tedarikçiler dahi yetersiz bir zaman dilimine sıkıştırıldıklarında talep edilen ihtiyaçları iyi analiz edemeyebiliyor ve ihtiyacınız olan doğru yanıtları veremeyebiliyor. Talep oluşturulmadan önce tedarikçilere bahse konu projenin doğasına uygun bir süre verildiğinden emin olunmalı.
Talep oluşturulurken sık yapılan hatalardan bir diğeri tedarikçiden gereksiz bilgilerin istenmesi. Satın alma yapacak olan şirketler, teklif taleplerindeki her bir soruya verilecek cevabın nihai kararlarını etkileyip etkilemeyeceğini kendilerine sormalı. Fazla ve tekrarlı sorular süreci yavaşlatacağı gibi tedarikçileri fark yaratmayacak cevaplar vermeye zorlayabiliyor. Unutmayın, yersiz her soru uzayan bir süreç anlamına geliyor. Sadece bilmeniz gerekeni sorun.
Şeffaflık, şirketlerin ihtiyacını gidermesi için en kilit unsurlardan biri. Tedarikçilerin satın alma sürecinde nasıl değerlendirileceğini bilmesi sizi nasıl kazanacakları ve nasıl davranacakları üzerine düşünmeye itecektir. En iyi fiyatı mı arıyorsunuz, en yaratıcı çözüme mi bakıyorsunuz yoksa en hızlı teslimatı mı istiyorsunuz? Olası tüm sonuçlar konusunda şeffaf olun ve tedarikçilerin yanlış anlamasına izin vermeyin
Talep oluşturulurken en önemli husus hazırlık. Öncelikle elektronik satın almanın hangi yöntemle yapılacağı belirlenmeli (Doğrudan alım veya E-ihale usulü) ve herkese açık mı yoksa davet usulü mü gerçekleşeceğine karar verilmeli, ardından tüm katılımcılara yol gösterecek bir doküman hazırlanmalı.
Fiyatlama şablonu olmadan ve birbirine benzemeyen şekilde gelecek teklifleri karşılaştırmak oldukça yorucu olabilmekte. Fiyatların nasıl ve hangi biçimle görüleceği tamamen alıcının tasarrufunda olmalı. En doğru ve hızlı kararı verebilmek için tedarikçilere bir teklif şablonu vermek hem tedarikçi hem de satın almacıyı rahatlatacaktır.
Fiyat teklifi toplarken tedarikçi tarafında, aranılan mal, ürün, hizmet, çözüm ve şartlarla ilgili herhangi bir soru işareti oluşmamalı. Satın almaya konu her kalem ile ilgili detaylı tanımlar, adet bilgisi, teslimat süreleri ve ödeme koşulları açık bir şekilde belirtilmeli. Tedarikçi verdiği teklifin nasıl ve hangi süre zarfında değerlendirileceğini bilmeli, seçici kriterlere yönelik ikileme düşmemeli.
Fiyat tekliflerinin alınmasının ardından sıra işi kimin alacağına karar vermekte. Hazırlık aşaması titizlikle yapılmış, şablonu ve şartları oturmuş net bir süreçte karar vermek oldukça kolay olacaktır. Bununla birlikte, önceden belirlenmiş kriterlere bağlı olarak, tüm paydaşların katılımıyla karar almak, düzeyi ne olursa olsun satın almanın isabetli bir şekilde tamamlanması için daha doğru olacaktır. Tedarikçilere verilen teklif iletme süresi dolduktan sonra gelen teklifleri oluşturulacak bir komite ile değerlendirmeye almak firmaların ve projenin verimini artırır.
Kazananı, teklif sayısını ve kriterleri belgelemek gelecekteki işler için kılavuz niteliğinde olabileceği gibi kuruluş içinde yapılacak denetimlerin de daha sağlıklı işlemesini sağlar.
Son olarak, işi alan tedarikçi ile kontrat imzalandıktan sonra teklif sahibi diğer tedarikçileri haberdar ederek katılımları için teşekkür etmeyi unutmamalı, zira onlara etik davranmak gelecekteki alımlarınız için de bir nevi yatırım niteliğindedir.
Merhaba,
Satın alma ve satış profesyonelleri için Taahhüt Blog yayında! Ticaret, stratejik satın alma ve e-ihale dünyasından bilgiler, yenilikler, haberler ile sizinleyiz.
Başarılı Satın Alma İçin 4 İpucu
DEVAMINI OKU
Merhaba,
Satın alma ve satış profesyonelleri için Taahhüt Blog yayında! Ticaret, stratejik satın alma ve e-ihale dünyasından bilgiler, yenilikler, haberler ile sizinleyiz.
İstenilen Fiyata Ulaşmak
DEVAMINI OKU
